PANDUAN TERTULIS

BAGI DOSEN PENASEHAT

AKADEMIK/DOSEN WALI

UNTUK MELAKUKAN BIMBINGAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU

2010

PANDUAN TERTULIS BAGI DOSEN PENASEHAT

AKADEMIK/DOSEN WALI

UNTUK MELAKUKAN BIMBINGAN

Penasehat Akademik (PA) adalah dosen yang memberikan bantuan berupa nasehat akademik kepada mahasiswa, sesuai dengan program studinya berdasarkan kemampuan yang ada , sehingga program studinya selesai dengan baik.

Pembimbingan Akademik secara umum meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Membina dan mengarahkan mahasiswa agar dapat bersikap sebagai ilmuwan dalam rangka mengembangkan kebebasan akademik sesuai dengan bidang ilmu yang ditempuhnya.
   
2. Menentukan jumlah beban studi yang akan diambil oleh mahasiswa untuk semester yang sedang berjalan.
   
3. Pada sepanjang semester, memantau dan membimbing mahasiswa demi kelancaran studinya serta membantu memecahkan masalah- maslah yang dihadapi mahasiswa yang bersangkutan baik yang bersifat akademik amupun non akademik yang diperkirakan dapat mengganggu pencapaian keberhasilan studi.
   
4. Menentukan/memutuskan boleh/tidaknya mahasiswa yang bersangkutan menempuh ujian akhir semester.
   

Kegiatan pembimbingan tersebut dilaporkan oleh Pemebimbing Akademik (PA) kepada pimpinan fakultas/jurusan disertai saran-saran yang dipandang perlu demi kepentingan mahasiswa yang bersangkutan maupun demi kepentigan fakultas/jurusan.

Kegiatan pembimbingan dilakukan pada:

1. Awal semester, yakni pada saat menjelang dimulainya perkuliahan. Jadwal pembimbing ditentukan dalam Kalender Akademik.
   
2. Sepanjang semester, yakni sepanjang berlangsungnya perkuliahan pada semester yang bersangkutan. Jadwal kegiatan ditentukan bersama antara Pembimbing Akademik dan Mahasiswa yang bersangkutan.
   
3. Akhir semester, yakni pada saat menjelang diselenggarakannya ujian akhir semester.
   

Kegiatan pembimbingan pada awal semester berupaya penentuan jumlah beban studi yang akan diambil oleh mahasiswa. Pada saat memutuskan jumlah beban studi, PA wajib memberi penjelasan secukupnya atas keputusan tersebut agar mahasiswa dapat menyadari dan menerima putusan tersebut dengan penuh pengertian. Kegiatan pembimbingan pada sepanjang semester, jika dalam hal tidak ada prakarsa/minat dari mahasiswa yang bersangkutan untuk menemui PA untuk mengemukakan masalahnya, Pembimbing Akademik wajib mengambil prakarsa memanggil mahasiswa yang diperkirakan mempunyai masalah dengan tujuan menggali informasi yang diperlukan untuk kepentingan pembimbingan. Kegiatan pembimbingan pada akhir semester berupa pemberian informasi kepada mahasiswa yang bersangkutan tentang boleh/tidaknya mahasiswa yang bersangkutan menempuh ujian akhir semester.

Administrasi Pembimbingan dikembangkan melalui berbagai daftar dan kartu. Jenis dan kegunaan daftar dan kartu tersebut harus dipahami oleh PA. Pembimbing Akademik adalah tenaga pengajar tetap atau yang ditunjuk dan diserahi tugas membimbing mahasiswa. Tujuan bimbingan adalah membantu mahasiswa mengembangkan potensinya sehingga memperoleh hasil yang optimal dan dapat menyelesaikan studinya sesuai dengan waktu yang ditentukan.

Pelaksanaan Bimbingan dan Konseling oleh Penasehat Akademik (PA)

Secara lebih rinci tugas Penasehat Akademik (PA) adalah seperti berikut :

• Memberikan bimbingan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan di dalam Proses Belajar Mengajar (PBM) antar lain dengan:
  
  • Menyediakan waktu konsultasi secara rutin dan terjadwal (Min. 1 kali dalam 1 minggu)
    
  • Memberikan pengarahan kepada mahasiswa dalam menyusun program dan sistem belajar praktis dan terarah.
    
  • Membantu mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar, baik secara individu maupun kelompok.
    
  • Membantu meningkatkan prestasi akademik mahasiswa yang berada di bawah bimbingannya secara optimal.
    
  • Memberikan penyuluhan kepada mahasiswa agar memanfaatkan forum konsultasi dengan dosen PA di dalam proses mencapai keberhasilan studinya.
    

• Membantu memecahkan problem-problem mahasiswa bimbingannya baik yang bersifat umum maupun pribadi, antara lain dengan:
  
  • Membantu mengatasi kesulitan mahasiswa asuhannya dalam menentukan mata kuliah pilihan yang dikehendaki sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya.
    
  • Membantu masalah pengenalan, kurikulum, memilih jurusan, cara belajar, dan perencanaan pendidikan.
    
  • Membantu mencegah timbulnya masalah pada diri mahasiswa yang dapat mengganggu proses kelancaran studinya.
    
  • Membantu mahasiswa mengatasi masalah pribadi yang antara lain menyangkut masalah pergaulan, konflik dengan teman, keluarga dan pacar.
    

• Memberikan bimbingan di dalam pengisian formulir rencana studi (FRS) dan menanda tanganinya, serta memberikan penyuluhan mengenai indeks prestasi mahasiswa dan pengaruhnya terhadap penerapan sistem kredit semester (SKS) secara murni yang mempengaruhi kelancaran studinya.
  
• Memberikan laporan tentang pelaksanaan bimbingan tersebut kepada koordiantor pembimbing akademik masing-masing.
  
  • Memberikan informasi tentang pemanfaatan sarana dan prasarana penunjang bagi kegiatan akademik dan non akademik.
    
  • Membantu mahasiswa dalam mengatasi masalah-masalah akademik.
    
  • Membantu mahasiswa dalam mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik sehingga tumbuh kemandirian belajar sebagai seorang ahli.
    
  • Memberikan rekomendasi tentang tingkat keberhasilan belajar mahasiswa untuk keperluan tertentu.
    
  • Membantu mahasiswa dalam mengembangkan kepribadian menuju terwujudnya manusia Indonesia seutuhnya yang berwawasan, berfikir dan berprilaku sesuai dengan nilai-nilai agama, pancasila, adat dan lain-lain.
    
  • Membantu mahasiswa mengembangkan wawasan belajar keilmuan secara mandiri sepanjang hayat.
    
  • Memberi peringatan terhadap mahasiswa yang Indeks Prestasi-nya (IP) selama 2 semester berturut-turut kurang dari 2,00 dan SKS yang dicapai kurang dari 24 SKS.
    
• Pada saat registrasi akademik setiap awal semester, PA berkewajiban melaksanakan tugas kepanesehatannya dengan kegiatan antara lain:
  
  • Memperoses pengisian KRS dan tanggung jawab atas kebenaran isinya.
    
  • Menetapkan kebenaran jumlah kredit yang boleh diambil mahasiswa dalam semester yang bersangkutan dengan memperhatikan peraturan yang berlaku.
    
  • Meneliti dan memberi persetujuan terhadap studi semester yang disusun oleh mahasiswa dalam KRS
    
  • Pada saat memutuskan jumlah beban studi, PA wajib memberikan penjelasan secukupnya atas keputusan tersebut agar mahasiswa dapat menyadari dan menerima putusan tersebut dengan penuh perhatian.
    
• Dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan tata aturan PA tiap semester memperhatikan hasil belajar:
  
  • Mahasiswa asuhannya secara perorangan atau kelompok.
    
  • Semua mahasiswa fakultas/ jurusan yang bersangkutan secara kelompok untuk angkatan tahun yang bersangkutan atau sebelumnya.
    
  • Penasehat Akademis dapat meminta bantuan kepada unit-unit kerja lainnya (Bimbingan dan Konseling) dalam rangka kepenasehatan.
    
  • Kegiatan Kepenasehatan dalam bidang akademik dan non akademik dikoordinir oleh Ketua Prodi.
    
  • Setiap dosen Penasehat Akademik harus selalu memperhatikan Kode Etik Kehidupan Kampus.
    
  • Administrasi kepenasehatan dikembangkan melalui berbagai daftar dan kartu. Jenis dan kegunaan kartu tersebut harus dipahami oleh PA. Yang dimaksud dengan daftar adalah:
    
    • Daftar Nama Mahasiswa
      
    • Daftar Hadir Perkuliahan Mahasiswa
      
    • Daftar Nilai Ujian
      
    • Kartu Rencana Studi (KRS) yang mencatat semua mata kuliah yang diprogramkan (diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan) pada masing-masing semester.
      
    • Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) yang mencatat semua perubahan pengambilan beban studi setelah diadakan konsultasi.
      
    • Kartu Hasil Studi (KHS) yang mencatat nilai yang diperoleh mahasiswa bagi mata kuliah yang diprogram dalam KRS.
      
    • Kartu Pribadi/ Perkembangan Akademik Mahasiswa (KPAM) yang digunakan untuk mencatat data pribadi mahasiswa.
      

Persyaratan Penasehat Akademis (PA)

1. Dosen tetap pada Program Studi

2. Mampu menyediakan waktu terjadwal minimal satu minggu satu kali.

3. Mampu memahami tujuan serta fungsi Pendidikan Tinggi dan kedudukannya dalam negara dan masyarkat.

4. Mampu mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor pendukung dan penghambat kelancaran proses belajar di Pendidikan Tinggi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas studi.

Sistem Peringatan Dini

Upaya peningkatan mutu pendidikan dapat ditempuh dengan berbagai cara. Diantaranya adalah melalui peningkatan efisiensi pendidikan. Hal ini ditempuh dengan menekan tingkat DO serendah mungkin, melalui pemberian peringatan dini kepada mahasiswa yang terancam DO, dibarengi dengan pemberian perlakuan tertentu. Maka bila dalam kenyataannya ada sebagian yang terancam DO (Drop Out), mereka patut mendapat perhatian khusus guna pencegahannya. Dengan dasar pemikiran itulah maka Sistem Peringatan Dini (SPD) dikembangkan.

SPD bertujuan membantu mahasiswa mengetahui capaian SKS dan IP Kumulatifnya dari semester ke semester, dan membantu memacu kegiatan belajarnya. Dalam sistem ini terkandung dua kebijaksanaan pokok. Pertama, kebijaksanaan pemberian informasi capaian hasil studi kumulatif, baik dari segi perolehan SKS maupun IP nya. Pemberian informasi ini sekaligus mangandung arti pemberian peringatan dini. Kedua, kebijasanaan pemberian perlakuan, khususnya untuk mereka yang memerlukan pemacuan kegiatan belajarnya.

Informasi capaian hasil studi kumulatif disampaikan lewat KHS. Informasi yang disampaikan adalah sebagai berikut: Mata kuliah yang diambil pada semester yang baru lewat, besarnya SKS masing-masing mata kuliah, nilai yang dicapai pada masing-masing mata kuliah, jumlah SKS yang diperoleh pada semester yang baru lewat , IP semester yang baru lewat, jumlah SKS kumulatif hingga semester yang baru lewat, IP kumulatif hingga semester yang baru lewat, penegasan tentang kenaikan/penurunan IP kumulatif, presentase nilai D, status diri sehubungan dengan SKS kumulatif, dan jumlah SKS yang boleh ditempuh pada semester berikutnya.

Dari sejumlah informasi yang disajikan, secara khusus mahasiswa harus memperhatikan apa status dirinya sehubungan dengan capaian SKS kumulatifnya. Apakah mahasiswa memperoleh status HIJAU, KUNING, atau MERAH. Hijau pada dasarnya berarti AMAN. Dengan status ini ia tidak terancam DO, bila dipandang dari segi jumlah SKS yang telah dicapainya, dan sisa jumlah SKS yang harus diselesaikannya pada sisa waktu yang dimiliki. Tentu saja ketidak terancaman DO ini adalah apabila ia berhasil mempertahankan prestasi tersebut hingga sampai pada tahap-tahap evaluasi. Kuning artinya memerlukan kewaspadaan. Mahasiswa harus berusaha untuk belajar lebih giat, sehingga status ini dapat ditinggalkan dan beralih ke Hijau. Staus Merah berarti mahasiswa harus belajar ekstra keras pada semester berikutnya, bila ia tidak ingin DO pada tahap evaluasi berikutnya. Berapa banyak SKS yang dicapai pada suatu semester sehingga mahasiswa mendapatkan status Merah, Kuning, atau Hijau telah diprogram di dalam komputer. Maka status yang termuat dalam KHS mahasiswa adalah hasil dari program komputer tersebut.

Perlakuan bagi mahasiswa status Merah atau kritis I sampai IV pada umumnya adalah:

• Pengiriman KHS kepada orang tuanya, dengan harapan mereka turut memberikan dorongan belajar kepada anaknya.
  
• Pemanggilan PA oleh ketua program/ jurusan, dengan permohonan agar mereka memberikan perhatian khusus kepada mahasiswa-mahasiswa bimbingannya yang memerlukan bantuan pemecahan masalah ataupun dorongan belajar.
  
• Pemanggilan mahasiswa oleh PA, agar mahasiswa bermasalah mendapatkan bantuan konsultatif untuk memecahkan masalahnya.
  
• Pemberian izin untuk mengambil ekstra SKS – maksimum paket – pada semester berikutnya, untuk mengejar waktu.
  

Sedangkan perlakuan untuk mahasiswa Merah dan atau Kritis V adalah: Pemacuan secara khusus agar pada akhir semester XIV mahasiswa itu telah menyelesaikan teori, dan proposal, skripsi/tugas akhir. Hanya dengan penyelesain teori, dan proposal itulah ia berhak mengajukan perpanjangan waktu maksimum 9 bulan untuk menyelesaikan skripsi/tugas akhir. Perlakuan pemacuan ini mengambil bentuk, dan atau diikuti dengan:

• Pemanggilan PA oleh ketua program/ jurusan, dengan permohonan agar mereka memberikan perhatian khusus kepada mahasiswanya yang berstatus Merah dan atau Kritis ini.
  
• Pengiriman KHS kepada orang tuanya, dengan harapan mereka turut memberikan dorongan belajar kepada anaknya.
  
• Pemanggilan mahasiswa oleh PA, agar mahasiswa bermasalah mendapatkan bantuan konsultatif dari PA untuk memecahkan masalah yang bersangkutan dengan kegiatan belajarnya.
  
• Pemberian izin untuk mengambil ekstra SKS untuk mengejar waktu.
  
• Intensifikasi pembimbingan skripsi/ tugas akhir oleh para pembimbingnya.
  

Mahasiswa yang menurut ketentuan tentang SKS ini seharusnya terkena DO berhak mendapat dua perlakuan tambahan, yaitu diberlakukannya ketentuan kompensasi nilai D sekita 10 % dan diberikannya remedi sebanyak 1 (satu) kali dengan catatan:

• Mereka yang telah bebas dari DO setelah diberikan perlakuan kompensasi, tidak lagi berhak mendapatkan perlakuan remedi.
  
• Keputusan tentang pemberian remedi dan pelaksanaannya ditentukan sepenuhnya oleh Dekan.